Familie: Eltern und Kinder erfassen

Erste Schritte Prozess

Ausgangslage: Eine Mutter möchte ihr Kind für einen Kurs anmelden, zum Beispiel Lina Meier für «Kids Badminton». Die Rechnung soll an die Eltern gehen, und die Eltern sollen die Kurse ihrer Kinder im Portal sehen. Ergebnis: Die Eltern sind als Einzelperson erfasst, das Kind ist ihnen untergeordnet und angemeldet, die Rechnung lautet auf die Eltern. Voraussetzungen: Der Kurs ist angelegt, siehe Kurs planen. Prüfen Sie über die Suche, ob die Eltern bereits als Kontakt existieren. Dauer: ca. 10 Minuten

Familie erfassen und Kind anmelden

Screenshot: Anna Meier mit den Kindern Lina und Noah im Reiter Kontakte & Adressen

Eine Familie ist in Jawengo kein Unternehmen. Der Elternteil ist eine Einzelperson, die Kinder sind Einzelpersonen, die dem Elternteil über das Feld Verbundenes Unternehmen untergeordnet sind. Technisch ist das dasselbe Muster wie bei einer Firma mit Ansprechpersonen, siehe Unternehmen mit Kontakten anlegen.

Ablauf

Öffnen Sie Kontakte und klicken Sie auf Anlegen. Lassen Sie Einzelperson gewählt und tragen Sie Nachname, Vorname, E-Mail und Adresse des Elternteils ein. Die E-Mail-Adresse ist die Grundlage für den Portalzugang.
Klicken Sie auf Speichern.
Öffnen Sie den Reiter Kontakte & Adressen, klicken Sie auf Bearbeiten und dann auf Hinzufügen. Es öffnet sich der Dialog Anlegen Kontakt.
Wählen Sie Einzelperson (vorbelegt ist Unternehmen) und die Adressart Kontakt (vorbelegt ist Andere Adresse), tippen Sie Nachname und Vorname des Kindes und klicken Sie auf Speichern und Schliessen. Das Kind übernimmt die Adresse der Eltern und erscheint als Karte im Reiter.
Klicken Sie auf Speichern. Tragen Sie das Geburtsdatum später im Formular des Kindes im Reiter Persönliche Auskunft ein.
Öffnen Sie Coach, Verkauf, Kursteilnehmer und klicken Sie auf Anlegen.
Wählen Sie als Partner das Kind, als Rechnungsadresse den Elternteil und als Gesetzliche Vertretung ebenfalls den Elternteil. Wählen Sie den Kurs. Prüfen Sie den Preis: Zeigt das Formular 0.00, tragen Sie den Kurspreis von Hand ein, sonst gibt es keine Rechnung.
Klicken Sie auf Speichern und bestätigen Sie die Anmeldung über die Statusleiste.
Klicken Sie auf Rechnung(en) erstellen. Der Beleg lautet auf die Eltern, zum Beispiel an Anna Meier für Lina Meier.

So erkennen Sie Kinder in der Liste

Kinder stehen gleichwertig neben den Eltern in der Kontaktliste und im Kanban. Ihr Anzeigename lautet «Eltern, Kind», zum Beispiel «Anna Meier, Lina Meier».

Rechnung und Portal

Rechnung: Mehrere Kinder derselben Eltern erhalten eine gemeinsame Rechnung, wenn Sie unter Coach, Abrechnung nach Rechnungsadresse gruppieren.
Portal: Melden sich die Eltern im Portal an, sehen sie Kurse, Lektionen und Rechnungen ihrer Kinder und in der Adressverwaltung des Portals die Kinder als Karten. Das gilt nur für Kinder, die den Eltern über Verbundenes Unternehmen untergeordnet sind. Ein eigenes Konto pro Kind ist nicht nötig.
Familienrabatt: Er zählt Geschwister nur, wenn alle Kinder denselben Elternteil als Verbundenes Unternehmen haben.
Beziehungen: Die Schaltfläche Beziehungen (Reiter Verknüpfungen) ist eine Zusatzinformation, zum Beispiel für das Online-Formular. Sie ersetzt das Feld Verbundenes Unternehmen nicht und wirkt weder auf das Portal noch auf den Familienrabatt.

Varianten

Kind direkt anlegen: Legen Sie das Kind unter Kontakte als Einzelperson an und wählen Sie im Feld Verbundenes Unternehmen den Elternteil.
Zweiter Elternteil: Erfassen Sie ihn als eigene Einzelperson. Er ist nicht automatisch mit dem ersten Elternteil verbunden; die Kinder hängen nur an dem Elternteil, den Sie gewählt haben (Beispiel: Jonas Frei mit Elin und Mats, Nadine Frei separat).

Fallstricke

Kind eigenständig angelegt: Ohne Verbundenes Unternehmen gibt es keinen Familienrabatt, die Eltern sehen das Kind nicht im Portal, und der Name erscheint nicht als «Eltern, Kind».
Online-Anmeldung: Wird ein Kind über das Online-Formular neu erfasst, entsteht ein eigenständiger Kontakt. Bereits vorhandene Kinder der Eltern bietet das Formular nicht zur Auswahl an. Öffnen Sie das Kind nach der Anmeldung und wählen Sie im Feld Verbundenes Unternehmen den Elternteil.
Rechnungsadresse leer: Ist nur die Gesetzliche Vertretung gesetzt, geht die Rechnung an das Kind, obwohl die Liste die Vertretung als Rechnungsadresse zeigt. Setzen Sie die Rechnungsadresse deshalb immer.
Adressart: Für Kinder empfehlen wir Kontakt. Andere Adresse oder Spieler funktionieren, werden aber nicht als Kontakt eingeordnet.
Dubletten: Prüfen Sie vor dem Anlegen, ob Eltern oder Kind schon existieren; bereinigen Sie Dubletten mit Kontakte zusammenführen.

Prüfen

Im Reiter Kontakte & Adressen der Eltern stehen die Kinder als Karten.
Die Anmeldung zeigt das Kind als Partner und die Eltern als Rechnungsadresse; die Rechnung lautet auf die Eltern.

Tipp: Setzen Sie Rechnungsadresse und Gesetzliche Vertretung bei jeder Anmeldung eines Kindes. Das System füllt beide Felder nicht aus der Familie vor.